Lovpligtig whistleblowerordning er lige om hjørnet

Som beskrevet i vores nyhedsbrev fra 2. december 2012 har EU været på vej med krav til finanssektoren om at indføre en whistleblowerordning. Her knap et år efter er Erhvervs- og Vækstministeriet på baggrund af EU-direktivet ved at fremsætte et lovforslag, der medfører, at visse finansielle virksomheder skal have en whistleblowerordning med virkning fra 1. kvartal 2014.

Indholdet af de nye regler

Ifølge lovforslaget stilles der krav om, at de nye whistleblowerordninger skal indeholde en mulighed for, at virksomhedens ansatte og medlemmer af bestyrelsen fortroligt kan indberette overtrædelser - eller blot mulige overtrædelser - af forskellige love afhængigt af, hvilken type virksomhed, der er tale om. Reglerne i lovforslaget beskytter endvidere mod, at eventuelle indberetninger får negative konsekvenser for whistlebloweren.

Whistleblowerordningen kan enten etableres internt eller via en kollektiv overenskomst.

Lovforslaget vil omfatte følgende typer virksomheder:

• Finansielle virksomheder
• Operatører af et reguleret marked, clearingcentraler og værdipapircentraler
• Forvaltere af alternative investeringsfonde
• Pensionskasser
• Investeringsforeninger og SIKAV’er (Selskaber for investering med kapital der er variabel)
• Forsikringsmæglere (med mere end 5 medarbejdere)
• Betalingsinstitutter
• Finansielle rådgivere (med mere end 5 medarbejdere)
• Pantebrevsselskaber (med mere end 5 medarbejdere)
• Lønmodtagernes Dyrtidsfond
• ATP
• Arbejdsmarkedets Erhvervssygdomssikring
  De nye regler forventes at træde i kraft i første kvartal 2014.

Krav i forbindelse med anmeldelse til Datatilsynet

Oprettelsen af en whistleblowerordning vil medføre behandling af personoplysninger herunder navnlig oplysninger om strafbare forhold, og den skal derfor oprettes og administreres i overensstemmelse med persondatalovens regler. Datatilsynet stiller i den forbindelse krav om, at både virksomhedens generelle personaleadministration og virksomhedens nye whistleblowerordning anmeldes til Datatilsynet, som skal godkende ordningen, før den tages i brug. For at kunne få tilladelse til at indføre en whistleblowerordning skal virksomheden altså forinden have foretaget anmeldelse og opnået tilladelse til behandling af personoplysninger i forbindelse med virksomhedens personaleadministration.

Datatilsynet har fastsat en anmeldelsesfrist til den 8. november 2013 for ansøgningen om tilladelse til behandling af personoplysninger i forbindelse med personaleadministration. Modtages anmeldelsen efter d. 8. november 2013, kan det ikke forventes, at Datatilsynet kan nå at give tilladelse inden den 1. januar 2014.

Fristen for ansøgning om tilladelse til selve whistleblowerordningen er den 15. januar 2014. Hvis virksomheden ikke har ansøgt inden denne dato, kan den ikke forvente at kunne få tilladelse til whistleblowerordningen, inden loven træder i kraft.

Typisk vil en godkendelsesprocedure tage op til 6 måneder pr. ansøgning, dvs. man må påregne et år før man har en godkendelse af en whistleblowerordning, hvis man ikke overholder de ovennævnte frister.

Har man ikke en godkendt whistleblowerordning, lægger forslaget op til, at man kan straffes med bøde.

IUNO mener

Kravet om whistleblowerordning på det finansielle område kommer fra et EU direktiv, og forventes at træde i kraft i dansk ret i løbet af første kvartal 2014.

IUNO anbefaler derfor, at man som finansiel virksomhed først og fremmest får undersøgt, om man er en af de virksomheder, der er omfattet af kravet.

Hvis det er tilfældet, bør man hurtigst muligt og senest den 8. november 2013 sende en ansøgning til Datatilsynet med godkendelse af sin generelle personaleadministration, hvis man ikke i forvejen har en sådan. Endvidere bør virksomheden forberede ansøgning om godkendelse af sin nyoprettede whistleblowerordning, som derefter skal indgives senest den 15. januar 2014.

IUNO rådgiver mange virksomheder om oprettelsen af whistleblowerhotlines og vil kunne bistå med anmeldelsen til Datatilsynet, men også den praktiske og tekniske oprettelse, samt løbende bemanding af hotlinen.