HR-jura Persondata

Datatilsynet udsteder retningslinjer vedrørende adgang til fratrådte medarbejderes e-mails

29. maj 2011

Datatilsynet har netop offentliggjort retningslinjer for hvor længe en arbejdsgiver må holde en fratrådt medarbejders e-mail konto åben, hvem der bør have adgang til kontoen, og hvad kontoen må bruges til.
Som følge af flere sager hos Datatilsynet vedrørende arbejdsgiverens behandling af en fratrådt medarbejders e-mail konto, har Datatilsynet fastlagt nogle retningslinjer vedrørende håndteringen heraf.

Retningslinjerne gælder i de tilfælde, hvor andet ikke konkret måtte være aftalt mellem arbejdsgiveren og medarbejderen.

Det fremgår af retningslinjerne at:

En fratrådt medarbejders e-mail konto kun må holdes åben i en kort periode som mulig, og denne periode kan ikke overstige 12 måneder. De 12 måneder regnes formentlig fra det tidspunkt, hvor medarbejderen ophører med at arbejde, uanset at han/hun modtager løn i en periode derefter.

Så snart medarbejderen har forladt arbejdspladsen og ikke længere har adgang til sin e-mail konto, skal der sættes et auto-svar på med besked om, at medarbejderen ikke længere er ansat.

E-mail kontoen må kun benyttes til at modtage e-mails. Hvis der er tale om private e-mails, må disse dog godt videresendes til medarbejderens private e-mail konto.

Kun en enkelt eller ganske få betroede medarbejdere bør have adgang til den fratrådte medarbejders e-mail konto.

Oplysninger om medarbejderens e-mail adresse skal hurtigst muligt fjernes fra virksomhedens hjemmeside, og andre offentligt tilgængelige informationssteder.

Persondatalovens regler, herunder reglerne om oplysningspligt, indsigt mv., skal overholdes, hvis virksomheden holder den fratrådte medarbejders e-mail konto åben. Hvad angår oplysningspligten, kan denne fremgå af virksomhedens IT-politik, og Datatilsynet anbefaler da også, at virksomheden fastsætter retningslinjer for håndteringen af fratrådte medarbejderes e-mail konti.

Det skal understreges, at Datatilsynet ikke forholder sig til, om virksomheden må læse den fratrådte medarbejders private e-mails, da dette skal vurderes i henhold til straffelovens bestemmelser. Det klare udgangspunkt er dog, at det kan virksomheden ikke.

[Datatilsynets retningslinjer er offentliggjort på Datatilsynets hjemmeside den 24. maj 2011]

Modtag vores nyhedsbrev

Anders

Etgen Reitz

Partner

Lignende nyt

logo
Persondata

13. december 2018

Databeskyttelse og hjemmearbejde

logo
Persondata

10. december 2018

Har du orienteret alle på virksomhedens medieliste?

logo
Persondata

6. december 2018

Ny vejledning om databeskyttelse i ansættelsesforhold

logo
HR-jura

6. december 2018

Lovforslag om ændring af aktieoptionsloven vedtaget

logo
HR-jura

29. november 2018

EU-domstolen: Arbejdsgivere skal aktivt sikre, at medarbejdere afholder ferie

logo
HR-jura

23. november 2018

Julefrokostens udfordringer