Behandling af persondata i frivillige foreninger
Justitsministeriet har offentliggjort en vejledning med svar på de ofte stillede spørgsmål i forbindelse med frivillige foreninger og organisationers behandling af personoplysninger.
Persondatareglerne gælder overordnet på lige vilkår for store erhvervsvirksomheder og for mindre frivillige foreninger og organisationer. Reglerne kan virke uoverskuelige, og det gælder især for de mindre og frivillige organisationer og foreninger. Justitsministeriets nye vejledning giver en kort indledning til reglerne og svar på en række af de ofte stillede spørgsmål fra frivillige foreninger.
Ofte stillede spørgsmål
Nogle af de ofte stillede spørgsmål, som vejledningen kommer ind på er:
- Hvornår må en forening behandle følsomme personoplysninger om sine medlemmer og brugere?
- Hvornår må en frivillig forening videregive oplysninger om sine medlemmer?
- Skal man have samtykke til udsendelse af nyhedsbreve?
- Er frivilliges behandling af personoplysninger omfattet af reglerne?
- Kan foreningen anvende cloud-tjenester til opbevaring af medlemsoplysninger?
- Hvordan finder vi ud af, om vi benytter databehandlere hos foreningen?
- Skal foreningen have en fortegnelse?
Vejledningen indeholder løbende relevante links til hjemmesider og øvrige vejledninger samt adskillige praktiske eksempler.
Hvor starter man?
Vejledningen oplister gode råd til foreninger, herunder hvordan man kommer i gang med at få styr på reglerne. Start med at kortlægge, hvilke personoplysninger foreningen behandler, om de er nødvendige, og hvilket retsgrundlag der er for at behandle oplysningerne.
Herefter skal der blandt andet være styr på de registreredes rettigheder og oplysningspligten. Det anbefales, at man eventuelt laver en brochure, hvor de registrerede kan finde svar på deres rettigheder. Der skal laves et dokument, hvor behandlingen af personoplysninger dokumenteres (en fortegnelse). Det er også væsentligt at få styr på sikkerheden, så det undgås at oplysninger mistes, stjæles eller behandles ulovligt.
IUNO mener
Hvis man ikke har beskæftiget sig med persondatareglerne før, er der meget at få styr på for de små / frivillige spillere. Med denne vejledning er problemet ikke løst, men der er nogle konkrete eksempler at forholde sig til.
[Justitsministeriets vejledning ”Ofte stillede spørgsmål - Frivillige foreningers behandling af personoplysninger”]
Persondatareglerne gælder overordnet på lige vilkår for store erhvervsvirksomheder og for mindre frivillige foreninger og organisationer. Reglerne kan virke uoverskuelige, og det gælder især for de mindre og frivillige organisationer og foreninger. Justitsministeriets nye vejledning giver en kort indledning til reglerne og svar på en række af de ofte stillede spørgsmål fra frivillige foreninger.
Ofte stillede spørgsmål
Nogle af de ofte stillede spørgsmål, som vejledningen kommer ind på er:
- Hvornår må en forening behandle følsomme personoplysninger om sine medlemmer og brugere?
- Hvornår må en frivillig forening videregive oplysninger om sine medlemmer?
- Skal man have samtykke til udsendelse af nyhedsbreve?
- Er frivilliges behandling af personoplysninger omfattet af reglerne?
- Kan foreningen anvende cloud-tjenester til opbevaring af medlemsoplysninger?
- Hvordan finder vi ud af, om vi benytter databehandlere hos foreningen?
- Skal foreningen have en fortegnelse?
Vejledningen indeholder løbende relevante links til hjemmesider og øvrige vejledninger samt adskillige praktiske eksempler.
Hvor starter man?
Vejledningen oplister gode råd til foreninger, herunder hvordan man kommer i gang med at få styr på reglerne. Start med at kortlægge, hvilke personoplysninger foreningen behandler, om de er nødvendige, og hvilket retsgrundlag der er for at behandle oplysningerne.
Herefter skal der blandt andet være styr på de registreredes rettigheder og oplysningspligten. Det anbefales, at man eventuelt laver en brochure, hvor de registrerede kan finde svar på deres rettigheder. Der skal laves et dokument, hvor behandlingen af personoplysninger dokumenteres (en fortegnelse). Det er også væsentligt at få styr på sikkerheden, så det undgås at oplysninger mistes, stjæles eller behandles ulovligt.
IUNO mener
Hvis man ikke har beskæftiget sig med persondatareglerne før, er der meget at få styr på for de små / frivillige spillere. Med denne vejledning er problemet ikke løst, men der er nogle konkrete eksempler at forholde sig til.
[Justitsministeriets vejledning ”Ofte stillede spørgsmål - Frivillige foreningers behandling af personoplysninger”]
Lignende
Flere medarbejdere indberetter psykisk arbejdsmiljø til Datatilsynet