Persondata

Behandling af persondata i frivillige foreninger

8. januar 2018

Justitsministeriet har offentliggjort en vejledning med svar på de ofte stillede spørgsmål i forbindelse med frivillige foreninger og organisationers behandling af personoplysninger.

Persondatareglerne gælder overordnet på lige vilkår for store erhvervsvirksomheder og for mindre frivillige foreninger og organisationer. Reglerne kan virke uoverskuelige, og det gælder især for de mindre og frivillige organisationer og foreninger. Justitsministeriets nye vejledning giver en kort indledning til reglerne og svar på en række af de ofte stillede spørgsmål fra frivillige foreninger.

Ofte stillede spørgsmål

Nogle af de ofte stillede spørgsmål, som vejledningen kommer ind på er:

  • Hvornår må en forening behandle følsomme personoplysninger om sine medlemmer og brugere?
  • Hvornår må en frivillig forening videregive oplysninger om sine medlemmer?
  • Skal man have samtykke til udsendelse af nyhedsbreve?
  • Er frivilliges behandling af personoplysninger omfattet af reglerne?
  • Kan foreningen anvende cloud-tjenester til opbevaring af medlemsoplysninger?
  • Hvordan finder vi ud af, om vi benytter databehandlere hos foreningen?
  • Skal foreningen have en fortegnelse?

Vejledningen indeholder løbende relevante links til hjemmesider og øvrige vejledninger samt adskillige praktiske eksempler.

Hvor starter man?

Vejledningen oplister gode råd til foreninger, herunder hvordan man kommer i gang med at få styr på reglerne. Start med at kortlægge, hvilke personoplysninger foreningen behandler, om de er nødvendige, og hvilket retsgrundlag der er for at behandle oplysningerne.

Herefter skal der blandt andet være styr på de registreredes rettigheder og oplysningspligten. Det anbefales, at man eventuelt laver en brochure, hvor de registrerede kan finde svar på deres rettigheder. Der skal laves et dokument, hvor behandlingen af personoplysninger dokumenteres (en fortegnelse). Det er også væsentligt at få styr på sikkerheden, så det undgås at oplysninger mistes, stjæles eller behandles ulovligt.

IUNO mener

Hvis man ikke har beskæftiget sig med persondatareglerne før, er der meget at få styr på for de små / frivillige spillere. Med denne vejledning er problemet ikke løst, men der er nogle konkrete eksempler at forholde sig til.

[Justitsministeriets vejledning ”Ofte stillede spørgsmål - Frivillige foreningers behandling af personoplysninger”]

Persondatareglerne gælder overordnet på lige vilkår for store erhvervsvirksomheder og for mindre frivillige foreninger og organisationer. Reglerne kan virke uoverskuelige, og det gælder især for de mindre og frivillige organisationer og foreninger. Justitsministeriets nye vejledning giver en kort indledning til reglerne og svar på en række af de ofte stillede spørgsmål fra frivillige foreninger.

Ofte stillede spørgsmål

Nogle af de ofte stillede spørgsmål, som vejledningen kommer ind på er:

  • Hvornår må en forening behandle følsomme personoplysninger om sine medlemmer og brugere?
  • Hvornår må en frivillig forening videregive oplysninger om sine medlemmer?
  • Skal man have samtykke til udsendelse af nyhedsbreve?
  • Er frivilliges behandling af personoplysninger omfattet af reglerne?
  • Kan foreningen anvende cloud-tjenester til opbevaring af medlemsoplysninger?
  • Hvordan finder vi ud af, om vi benytter databehandlere hos foreningen?
  • Skal foreningen have en fortegnelse?

Vejledningen indeholder løbende relevante links til hjemmesider og øvrige vejledninger samt adskillige praktiske eksempler.

Hvor starter man?

Vejledningen oplister gode råd til foreninger, herunder hvordan man kommer i gang med at få styr på reglerne. Start med at kortlægge, hvilke personoplysninger foreningen behandler, om de er nødvendige, og hvilket retsgrundlag der er for at behandle oplysningerne.

Herefter skal der blandt andet være styr på de registreredes rettigheder og oplysningspligten. Det anbefales, at man eventuelt laver en brochure, hvor de registrerede kan finde svar på deres rettigheder. Der skal laves et dokument, hvor behandlingen af personoplysninger dokumenteres (en fortegnelse). Det er også væsentligt at få styr på sikkerheden, så det undgås at oplysninger mistes, stjæles eller behandles ulovligt.

IUNO mener

Hvis man ikke har beskæftiget sig med persondatareglerne før, er der meget at få styr på for de små / frivillige spillere. Med denne vejledning er problemet ikke løst, men der er nogle konkrete eksempler at forholde sig til.

[Justitsministeriets vejledning ”Ofte stillede spørgsmål - Frivillige foreningers behandling af personoplysninger”]

Modtag vores nyhedsbrev

Anders

Etgen Reitz

Partner

Søren

Hessellund Klausen

Partner

Kathrine

Skøtt Jespersen

Advokat

Pia

Mark

Advokat

Kirsten

Astrup

Advokatfuldmægtig

Lignende nyt

EU-Kommissionen fremlægger nødplan for ”no-deal” Brexit

logo
Persondata

17. december 2018

Sender du stadig oplysninger ukrypteret?

logo
Persondata

13. december 2018

Databeskyttelse og hjemmearbejde

logo
Persondata

10. december 2018

Har du orienteret alle på virksomhedens medieliste?

logo
Persondata

6. december 2018

Ny vejledning om databeskyttelse i ansættelsesforhold

logo
HR-jura Persondata

19. november 2018

Persondataforordningen: Skal mindre virksomheder også føre fortegnelser?

Events

logo
Persondata
15. januar 2020

Updated-morgenmøde d. 15. januar

logo
Persondata
15. januar 2020

Updated-morgenmøde d. 15. januar (Webinar)

logo
Persondata
13. november 2019

Updated-morgenmøde d. 13. november

logo
Persondata
13. november 2019

Updated-morgenmøde d. 13. november (Webinar)

logo
Persondata
18. september 2019

Updated-morgenmøde d. 18. september

logo
Persondata
18. september 2019

Updated-morgenmøde d. 18. september (Webinar)